Budgetarbetet i en bostadsrättsförening

Vad innehåller föreningens budget?

Budgeten är en uppskattning av föreningens intäkter och kostnader under det kommande verksamhetsåret.

Vanliga intäkter är:

• Årsavgifter från medlemmarna
• Hyror från lokaler och hyresrätter
• Intäkter från parkeringsplatser och garage
• Övriga ersättningar och avgifter

Vanliga kostnader är:

• Räntor och amorteringar
• Värme, vatten och el
• Fastighetsskötsel och teknisk förvaltning
• Ekonomisk och administrativ förvaltning
• Försäkringar, myndighetsavgifter och skatter
• Service- och leverantörsavtal
• Löpande reparationer och planerat underhåll

Budgeten behöver också ta hänsyn till föreningens likviditet – alltså att det finns tillräckligt med pengar tillgängliga när fakturor, räntor och större åtgärder ska betalas.

Så går budgetarbetet till

1. Föregående år följs upp

Arbetet börjar med en genomgång av årets utfall och den befintliga budgeten. Vilka kostnader har blivit högre eller lägre än planerat? Finns det avvikelser som även påverkar nästa år?

Återkommande avvikelser bör inte behandlas som tillfälliga. De kan visa att budgeten eller föreningens kostnadsnivå behöver justeras.

2. Kända förändringar samlas in

Styrelsen går igenom sådant som kan påverka nästa års ekonomi, exempelvis:

• Ändrade räntor eller nya lånevillkor
• Prisförändringar i avtal
• Höjda energi- och taxekostnader
• Nya eller avslutade leverantörsavtal
• Förändrade hyresintäkter
• Planerade reparationer och investeringar
• Beslutade eller övervägda förändringar av årsavgifterna

Ju tidigare förändringarna blir kända, desto mer träffsäker kan budgeten bli.

3. Underhållsplanen stäms av

Underhållsplanen är ett viktigt underlag för budgeten. Den visar vilka åtgärder som väntar, när de behöver genomföras och vad de beräknas kosta.

Planen behöver spegla fastighetens aktuella skick. Åtgärder som redan har genomförts ska registreras och nya behov ska läggas till. Styrelsen bör även informera förvaltaren om planerade arbeten som ännu inte finns med i underhållsplanen.

4. Ett budgetförslag tas fram

När underlagen har samlats in kan den ekonomiska förvaltaren ta fram ett budgetförslag. Förslaget visar hur föreningens ekonomi förväntas utvecklas och om intäkterna täcker kostnaderna.

Styrelsen och förvaltaren går därefter igenom budgeten tillsammans, diskuterar antaganden och justerar vid behov.

5. Styrelsen fattar beslut

Det är styrelsen som ansvarar för föreningens ekonomi och beslutar om budgeten. I samband med beslutet behöver styrelsen även ta ställning till bland annat årsavgifter, finansiering och prioritering av kommande åtgärder.

6. Budgeten följs upp under året

När budgeten är beslutad börjar uppföljningen. Genom att regelbundet jämföra budgeten med det faktiska utfallet kan styrelsen tidigt upptäcka avvikelser och vidta åtgärder.

En budget skapar störst värde när den används som ett aktivt styrverktyg under hela året.

Varför är budgetarbetet viktigt?

Ett strukturerat budgetarbete hjälper föreningen att:

• Skapa stabilitet och kontroll över ekonomin
• Planera och finansiera framtida underhåll
• Sätta årsavgifterna på en långsiktigt hållbar nivå
• Undvika stora och plötsliga avgiftshöjningar
• Upptäcka kostnadsökningar i tid
• Prioritera mellan olika åtgärder
• Bygga upp en rimlig ekonomisk buffert
• Ge medlemmarna tydlig och transparent information

En alltför låg årsavgift kan på kort sikt upplevas som positiv, men riskerar att skjuta kostnader framför föreningen. Målet bör därför vara en avgiftsnivå som tar hänsyn till både dagens drift och fastighetens framtida behov.

Förvaltarens tips inför budgeten

För att vi ska kunna ta fram ett så relevant budgetförslag som möjligt behöver styrelsen hjälpa till med aktuella och fullständiga underlag.

Uppdatera underhållsplanen

Gå igenom föreningens nuvarande underhållsplan och uppdatera den med underhåll och investeringar som har genomförts under året. Skicka därefter den uppdaterade planen till oss.

Informera oss även om arbeten som planeras under kommande år men som ännu inte finns med i underhållsplanen. Ange gärna en preliminär tidplan och uppskattad kostnad om sådan information finns.

Meddela kostnadsökningar

Informera oss om kända eller förväntade kostnadsökningar utöver den allmänna inflationen. Det kan exempelvis handla om prisjusteringar från leverantörer, nya avtalsvillkor eller förändrad omfattning på en tjänst.

Skicka gärna med nya avtal, offerter eller information från leverantören.

Informera om planerade förändringar av årsavgiften

Meddela om styrelsen planerar eller överväger att höja eller sänka årsavgifterna. Ange gärna från vilket datum förändringen i så fall ska gälla och vilken nivå eller procentsats som diskuteras.

Om styrelsen ännu inte har tagit ställning kan budgetförslaget användas som underlag för beslutet.

Ta med hela styrelsen i arbetet

Avsätt tid för en gemensam budgetgenomgång. När hela styrelsen förstår budgetens antaganden blir det enklare att fatta beslut och förklara dem för medlemmarna.

Titta längre än ett år framåt

Nästa års budget behöver också ses i ett längre perspektiv. Kommande underhåll, föreningens lån och framtida kostnadsförändringar kan påverka ekonomin under flera år. En långsiktig prognos kan visa om avgifterna behöver justeras stegvis.

Vi hjälper er genom hela budgetarbetet

Delagott tar fram ett budgetförslag utifrån föreningens ekonomi, avtal, finansiering och planerade underhåll. Därefter går vi igenom förslaget tillsammans med styrelsen, förklarar våra antaganden och diskuterar möjliga vägval.

Under året följer vi upp ekonomin och uppmärksammar större avvikelser. På så sätt får styrelsen ett bättre beslutsunderlag – från budget till bokslut.

Behöver ni hjälp med föreningens budget eller långsiktiga ekonomiska planering? Kontakta oss så berättar vi mer.